GDPR står for General Data Protection Regulation, som er lovgivning indført af EU.
Databeskyttelse blev særlig relevant d. 25. maj 2018 for Grundejerforeningen, da alle virksomheder fra denne dato skal efterleve GDPR-reglerne.
Privatlivspolitik for G/F Egernhaven 23.05.2018
G/F Egernhavens dataansvar
Foreningen, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.
Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
G/F Egernhaven er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.
Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:
Foreningens CVR-nr: 38385046
Kontaktperson: GF Egernhaven co Jan Wiik
Adresse: Egernleddet 44
Postnummer: 3660 Stenløse
Behandling af personoplysninger
Foreningen behandler følgende personoplysninger:
Almindelige personoplysninger på medlemmer:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse, postadresse, indmeldelsesdato samt evt. telefonnummer og e-mailadresse.
Ved foreningsadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i foreningens område.
Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse, såfremt du ikke bor på foreningsadressen.
Her indsamler foreningen oplysninger fra
Normalt får foreningen oplysningerne fra dig eller fra ejendomsformidlere (Ejendomsmægler) på dine vegne.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
Behandling, der måtte følge af lovkrav
Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af generalforsamlingsreferat (og hvad foreningen ellers måtte foretage sig).
Som led i foreningens aktiviteter
Administration af din relation til foreningen
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf. vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso.
Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen (se afsnittet opbevaring og sletning af dine personoplysninger).
Samtykke
Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.
Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Revisionshistorik
Bilaget er udarbejdet af GF Egernhaven 1. udgave, 23. maj 2018